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| Le riunioni sono luoghi in cui idee morte emergono dalle loro tombe e mangiano il cervello dei vivi. Dave Barry |
Nel corso degli anni ho assistito sempre più a un’involuzione dell’organizzazione del lavoro, quello che io chiamo Incubo organizzativo, per qualche tempo ho anche pensato di essere io quella strana che si infastidiva per certe dinamiche, invece ho scoperto che non è così.
Una volta andavo in ufficio e riuscivo a lavorare concretamente sia pure con le normali interruzioni di telefonate e imprevisti vari, di solito quando avevo delle scadenze importanti (in realtà nel lavoro amministrativo é tutta una scadenza, ma c’erano le scadenze più impegnative) riservavo le prime ore del mattino (quando la mente è più fresca) alla pratica con la scadenza più ravvicinata e comunque più laboriosa. Ogni tanto era necessario partecipare a qualche riunione, poteva capitare un paio di volte al mese (della durata di mezza giornata) per gli argomenti contabili e di bilancio nel corso delle quali si veniva aggiornati sulle attività più importanti o sulle novità normative. A queste riunioni lunghe su argomenti specifici si aggiungevano quelle necessarie per l’ufficio per organizzare incombenze varie, si trattava di riunioni di breve durata, circa un paio di ore. Insomma la media era di una riunione a settimana, gli altri giorni si poteva lavorare in tranquillità, più o meno.
Negli ultimi anni le riunioni sono aumentate, c’è stata un’escalation insostenibile, ricordo che nel 2017 cambiai settore, non per mia scelta, ogni tanto in azienda decidono di riorganizzare dei servizi per le idee balzane del direttore di turno che vuol lasciare la sua impronta malefica. Nel nuovo settore facevamo riunioni in presenza dalla mattina alla sera, riunioni che si accavallano, finiva una riunione alle 12.30 che si allungava fino alle 13.15 ma poi c’era la riunione delle 13,30 e dovevo scegliere se andare in bagno o correre al bar a prendere un panino da mangiare con l’imbuto. Spesso prendevo al volo una merendina dal distributore automatico per riuscire a placare i morsi della fame. A causa di tutte queste riunioni il lavoro vero (quello non fatto di chiacchiere) lo svolgevo la mattina dalle 8 alle 9 e il pomeriggio se andava bene dopo le 17 fino alle 19-20. Tra il 2018 e il 2019 ingrassai circa sei chili, questo perché quando mangio in maniera disordinata e con l’accumulo di stress io purtroppo ingrasso, peraltro non riuscivo più ad andare in palestra. A un certo punto ho cominciato a portarmi il cibo da casa (così tra una riunione e l’altra potevo mangiare un pasto più sano).
Poi è arrivata la pandemia e vi giuro che per me è stato un sollievo, ne ho parlato anche in un post Qui , certo non senza problemi, perché il lavoro si è triplicato e ho dovuto organizzare tutte le attività telelavorabili, convertire moltissimi documenti in file pdf eliminando il cartaceo per renderlo accessibile ai colleghi, però almeno tutto questo aveva un senso e ora siamo riusciti a eliminare i documenti di carta quasi del tutto. Tuttavia dopo un primo momento in cui si era rinsaviti e si facevano riunioni on line di durata tutto sommato ragionevole si è tornati ad abusarne, perché purtroppo l’uomo quasi mai impara dai propri errori.
In un recente articolo scritto da Myriam Defilippi su Donna Moderna del 26 gennaio scorso ho letto quanto segue:
Gli studi confermano che il 37 per cento del tempo del lavoro é occupato da riunioni. Una ricerca di Microsoft rileva che l’utente medio di teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale da febbraio 2020. E il numero di riunione a livello mondiale è salito del 153%. Ovviamente la questione non si porrebbe se la levitazione del numero di ore in cui siamo incollati a una sedia si traducesse poi in migliori livelli di produttività. A crescere è invece il senso di frustrazione.
Di uno strumento come la Conference call, nato per rendere la comunicazione efficiente anche a distanza, si è fatto un uso inappropriato durante il covid e lo si è trasformato in mezzo inefficace e prolisso che ci fa perdere tempo.
Ci si ritrova, per troppo tempo, a fissare decine di volti miniaturizzati in altrettanti quadratini, in realtà questo per me è un vantaggio perché nel corso delle riunioni inutili, durante i loro bla bla bla riesco a lavorare, per esempio liquido delle fatture di fornitori che magari aspettano di essere pagati, oppure controllo delle mail, oppure semplicemente riordino dei documenti e sistemo l’agenda.
Secondo l’articolo manca una cultura della riunione, spesso si convocano perché si è in difficoltà a prendere delle decisioni e quindi con la riunione si cerca una sorta di responsabilità diffusa. Inoltre molti manager non hanno le competenze per condurre le riunioni, almeno la metà delle riunioni potrebbe essere abolita in quanto molte informazioni possono essere condivise con altri mezzi, come una mail o una telefonata, risparmiando tempo.
Riunioni inefficaci portano ad altre riunioni inefficaci, in un circolo vizioso continuo.
La durata ideale di una riunione dovrebbe essere di mezz’ora con un numero medio di sette persone, più aumentano i partecipanti più aumenta la dispersione. Occorre anche chiarire lo scopo della riunione al momento della convocazione, ma questo non viene sempre fatto creando confusione.
Questo incubo organizzativo viene definito nell’articolo riunionite ossia eccesso di riunioni per frequenza e durata, tra l’altro con la pandemia abbiamo avuto riunioniti da video call e ora si è passati alla riunionite ibrida, quella che io definisco la forma più subdola e che trovo insopportabile. Cerco di sottrarmi se posso, ma i nostalgici delle riunioni in presenza spesso si ostinano a convocarle, poi ci si ritrova in tre in presenza e altri cinque o sei collegati a distanza e io che, nelle mia mente, lancio maledizioni e anatemi all’ideatore della riunione ibrida.
A causa di questo aggravarsi di riunionite acuta alcune aziende più virtuose hanno cominciato a porre il veto alle riunioni con più di due persone dettando delle regole, come per esempio un giorno a settimana completamente libero da riunioni oppure un giorno solo in cui fissare quelle più affollate.
Chissà se ce la faremo a tornare a delle condizioni di lavoro più normali. Nell’azienda in cui lavoro non è successo, almeno per ora, poi chissà.
Quello che è grave è che tutta questa perdita di tempo in riunioni inutili (ovviamente alcune sono utilissime e fondamentali) toglie tempo al lavoro concreto, cioè quello che deve essere svolto per mandare avanti delle attività.
Facciamo un esempio concreto che prendo dal mio lavoro amministrativo, questo strano oggetto che nessuno capisce in cosa effettivamente consista: io curo la gestione di contratti di fornitura di beni e servizi per il mio settore, per esempio la manutenzione di un macchinario, il mio lavoro consiste nella verifica delle clausole del contratto, nelle corrispondenza alle norme giuridiche, nell’impostazione generale, oltre che nella redazione dell’atto e nel rapporto con il fornitore; impostare un contratto richiede tempo e attenzione, anche quando la controparte propone dei modelli standard è necessario controllare tutte le clausole per verificare che non ci siano norme capestro, perché una volta firmato il contratto bisogna poi adeguarsi a quello che c’è scritto e la responsabilità è mia; a questo si aggiunge la liquidazione delle fatture di pagamento connesso a quel determinato contratto, questo perché una volta redatto il contratto, il fornitore va pagato (ovvio no?)
Banalmente il controllo delle fatture e della corrispondenza alle clausole del contratto richiede ancora parecchio tempo, non avete idea di quanti fornitori sbaglino l’emissione della fattura elettronica, quando io devo liquidare una fattura faccio la verifica e se tutto va bene la mando in ragioneria per il pagamento con la mia firma elettronica di liquidazione allegando per quella fattura tutti i documenti necessari. Questa é la parte del mio lavoro forse più semplice, ma gestendo parecchi contratti il numero di fatture é piuttosto elevato.
Ora a causa delle riunioni inutili spesso sono costretta a liquidare delle fatture in scadenza nel mio tempo libero, a casa, quando finalmente nessuno mi disturba, questo perché nel contratto c’è un termine entro il quale la fattura deve essere pagata altrimenti scattano gli interessi di mora di cui io sono responsabile. Pur non facendo tutto da sola perché ho dei collaboratori contabili che mi preparano le fatture da pagare, il controllo finale sulla fattura devo farlo io, da completare con la mia firma elettronica di liquidazione, se il collaboratore lavora bene anche il mio lavoro procede spedito, ma non sempre é così...
Questo è un esempio e vi risparmio le cose più complicate che gestisco che, guarda caso, devo sempre fare a casa - fuori dal tempo delle riunioni - per poterle mandare avanti.
Tornando all’articolo sopra citato, secondo il 47% dei lavoratori le troppe riunioni sono la più grande perdita di tempo, io penso anche che sia la più grande maledizione del nostro tempo.
E voi che esperienza avete in fatto di riunioni, fate parte di quel 47 per cento oppure siete dei fautori delle riunioni a oltranza? In quest’ultimo caso vi prego di spiegarmi perché.
Fonti immagini: Pixabay
Fonti testi: donna moderna del 26/1/23
24 commenti:
Io lavoro in una piccola azienda che col tempo si è ridotta sempre di più, ma ha mantenuto sempre la connotazione di "ambiente famigliare", sia per scelta del titolare (una persona squisita) sia perché il lavoro è in gran parte con ditte locali con le quali non esistono particolari complicazioni o difficoltà comunicative.
Quindi da me le riunioni di lavoro sono sempre state pochissime e mai invasive per lo svolgimento del lavoro. Posso certamente dire che le riunioni cosiddette on-line, le poche volte che le ho fatte, sono risultate fastidiose anche per me.
Ti auguro che anche la tua ditta decida di diminuire il tempo dedicato alle "riunioni di lavoro" e vi lasci più tempo per il "lavoro senza riunioni".
@Ariano: io ormai ho perso la speranza, ambisco alle riunioni on line perché almeno in quel caso riesco a ottimizzare i tempi e soprattutto quando qualcuno parla di cose che non mi interessano a livello lavorativo posso astrarmi e mandare avanti qualche pratica urgente. Nelle piccole aziende forse questo problema non esiste oppure è fortemente limitato. Comunque incrocio le dita per un miglioramento della situazione.
@Sandra: sei fortunata a non fare riunioni anche se mi dispiace che tu abbia il problema opposto, si vede che non c’è mai la via di mezzo che sarebbe l’ideale. Riguardo alla strategia per obiettivi ti assicuro che da noi succede che si programmi fino allo sfinimento con tante riunioni in mezzo e poi quei programmi vengono cambiati all’ultimo minuto perché qualcuno della Governance ha infine deciso diversamente.
È sbagliato portarsi il lavoro a casa ma alla fine la responsabilità di un mancato rinnovo di un contratto e/o di un ritardo dei pagamenti ricade su di me, alla fine se voglio dormire la notte è meglio portarmi il lavoro a casa, è il danno minore...
Nel mio lavoro non si fanno tante riunioni, però per esperienza molte constano di aria fritta, e spesso si perde del tempo in giri di parole inutili.
Ho provato anch'io l'opzione riunione ibrida (per via di un collega che abita lontano e non poteva presenziare in precedenza), ed è stato davvero sconcertante, visto com'è stata organizzata. Eravamo disposte su file, tipo cinema, con i presenti che davano le spalle all'oratore per via del posizionamento della videocamera, quando parlavamo ruotavamo di 90-180° (a seconda che volessimo rivolgerci ai presenti o all'oratore). Cielo.
@MarcoLazzara: le riunioni ibride sono davvero l’apoteosi dell’assurdo, posso capire quando c’è un’esigenza effettiva di qualcuno che si trova lontano, tuttavia trovo più proficuo fare la riunione completamente on line, così ognuno sta al suo computer e comunica con le stesse modalità. Che poi la maggior parte delle riunioni sia fatta di aria fritta è assolutamente vero, quelle davvero utili si contano sulle dita della mano.
Per la mia esperienza, la malattia della riunionite dipende dall'azienda. Nel settore informatico, specie per gli sviluppatori, non si avverte questa difficoltà (o sono stata fortunata io?!) Anche quando telelavoravo, ben prima della pandemia, era normale l'uso di teams ma al posto del telefono, perché potendo condividere lo schermo si vedevano insieme le varie problematiche tecniche. E poi c'era la chat, per le cose veloci. Per il resto le email. Le riunioni forse interessavano più commerciali e manager. Dell'articolo di Donna Moderna trovo errata la lettura dei dati Microsoft: certo che da febbraio 2020 sono aumentate le ore di videocall in Teams, eravamo in lockdown! Ma quel numero non rappresenta la percentuale di riunione "standard" per l'effetto psicologico della pandemia stessa. La riunione era una scusa per sentirsi meno soli, combattere il panico di una situazione straordinaria. Non è nemmeno vero che questo aumento di ore in Teams abbia portato a una diminuzione della produttività: parecchie aziende di servizi (no commercio, ma servizi) durante il lockdown hanno registrato aumenti di fatturato record. Molti lavoratori pendolari hanno guadagnato una vita migliore (pensa solo alle ore perse nel traffico) e reso di più nell'ufficio virtuale. La riunionite è per altro un sintomo importante di un'azienda (e un management) debole. Come dici tu: "spesso si convocano perché si è in difficoltà a prendere delle decisioni e quindi con la riunione si cerca una sorta di responsabilità diffusa." E' esattamente così. O non sono chiare le competenze di ogni ruolo, o nei posti chiave ci sono dipendenti inadeguati, o si cerca di sopperire addirittura all'incapacità dei vertici. Troppe riunioni, come troppe mail, sono una spia rossa molto grave. In alcune aziende, per correre ai ripari, si insegna anche al personale a salvaguardarsi in autonomia: la maggior parte usa un calendario online (quello associato a Outlook, se si usa il Teams), per cui si "impegna" un 80% del proprio calendario per le attività di lavoro "vero" e si lascia libero solo un 20% per le riunioni. Tipo: nessuna riunione tra le 9 e le 10, e tra le 12 e le 15, salvando la pausa pranzo. Per altro, io non ho mai fatto riunioni in pausa pranzo, perché se non mangio decentemente, sto male da svenire (veramente, sono costretti a chiamare l'ambulanza perché gli cado a terra). Ergo, a una certa ora, li interrompo, spiego le mie motivazioni e me ne vado a mangiare. E' mio diritto, ma soprattutto è la mia salute. Bisogna lottare ogni giorno per i nostri diritti, attivamente.
@Barbara: fortunata a fare poche riunioni, io sono nell’azienda sbagliata (oppure con i vertici sbagliati). Comunque il fatto che i manager che fanno riunioni siano incapaci e insicuri era scritto nell’articolo (infatti l’ho messo in corsivo) tuttavia è davvero un mio pensiero, infatti la dirigente del mio settore del 2017 era un’incapace, prima di ogni passo faceva mille incontri e mi dava il tormento su mille questioni, non era capace neanche di andare alle riunioni sul bilancio con gli altri dirigenti senza di me, voleva sempre che la accompagnassi (questo dopo che le avevo spiegato ogni dettaglio per mezza giornata).
La chat di teams è molto utile per le chiamate veloci, ma quelle non le considero riunioni, è un modo per comunicare in due stando distanti e continua a essere un valido supporto anche adesso. Sulle riunioni in pausa pranzo purtroppo le ho subite, sempre per la capra di cui sopra, che ora per fortuna non c’è più, ma i capi stolti vanno via e poi ritornano sotto altra forma, é una ruota che gira un po’ come i governi italiani...
Che bell'articolo Giulia! Dunque dunque intanto congratulazioni per il tuo lavoro, molto delicato e strategico in qualunque azienda. Dovrebbe essere meno esposto alla riunionite e invece anche tu sei coinvolta dal male del nostro tempo, la difficoltà di prendere decisioni e la ormai diffusa logorrea istituzionale, ovvero la necessità di dire qualcosa su qualunque oggetto o materia senza avere la minima idea di come realizzarlo giusto per segnalare la propria esistenza. Che brutte abitudini!
Nelle riunioni cui di continuo sono coinvolta capita spesso quello che tu hai scritto e citato. Non solo a volte non sono chiari i punti di partenza, ma nemmeno quelli di arrivo e chi gestisce le riunioni dovrebbe averli ben presenti. Inoltre credo che ci sia anche un tema di efficacia ed efficienza. Ciò non significa che le riunioni siano il male assoluto, anzi. Il lavoro di squadra necessita di un confronto. L'importante è che sia improntato a una sana dose di pragmatismo e non all'esigenza di sfogare le proprie frustrazioni. Mi rendo conto che nel mondo del lavoro sono sempre più insistenti, ma, per pietà, dovrebbero almeno risparmiare i colleghi che non ne hanno colpe. Quanto alla mia situazione, dipendendo spesso da me, ho scelto di ridurre all'osso le riunioni. Quelle che convoco sono tutte il più precise e circoscritte possibili e orientate al pragmatismo. Ho l'abitudine di prepararle in modo tale da consentire a tutti di arrivare "sul pezzo" prima possibile e non faccio mai introduzioni più lunghe di dieci quindici minuti. Altra cosa sono i dibattiti che nella mima organizzazione sono necessari. Lì dobbiamo fare introduzioni più lunghe, ma vige sempre la regola di contenere il nostro intervento nei dieci minuti. Funziona così da sempre, tranne in pandemia. E' stato un delirio. Per via dei decreti continuamente emanati e delle difficoltà di tradurli e renderli intelligibili per le persone, ho passato, non esagero, letteralmente dalla mattina presto alla sera , sette giorni su sette, in call. Per fortuna è durato i primi tre mesi e poi, lentamente, siamo tornati a una dinamica più normale.
Emergenze a parte, proteggere sempre il proprio tempo di vita dal tempo di lavoro. Un must cui non dovremmo mai cedere. Che te lo dico a fare, già sai che sono sindacalista :D Un abbraccio
@Elena: grazie cara per le congratulazioni, anche se ti confesso che a causa di queste dinamiche ormai il mio lavoro lo detesto (non è il lavoro in sé, ma tutto il contorno citato). Il lavoro di squadra è importante e mi è capitato di gestire dei gruppi di colleghi in maniera molto proficua ai tempi d’oro in cui certe gestioni erano più semplici, oggi è tutto più complicato soprattutto a causa delle relazioni con i vertici.
Nel periodo della pandemia si è esagerato con le videocall, sicuramente era un modo per cercare di gestire l’emergenza ma in effetti è stato un delirio. Ricambio l’abbraccio
Non c'entra niente col post, ma volevo chiedere: tutto bene? Ho visto le immagini sul web e ho visto che anche Bologna è stata colpita dall'alluvione, spero che tu non abbia avuto problemi.
@Ariano: grazie di cuore del pensiero, sì purtroppo ci sono stati molti danni a Bologna e in tutta la Romagna, oggi l’azienda ha chiuso prima e ci ha mandato a casa, solo telelavoro da domani. A casa mia sto bene, anche se ho un’infiltrazione di acqua dal tetto....sono all’ultimo piano. Ha smesso di piovere ora, incrociamo le dita.
Accidenti, in bocca al lupo. L'infiltrazione dal tetto è un disagio, ma finiti i giorni di pioggia si dovrebbe poter intervenire per impermeabilizzarlo, anche se presumo che le ditte che fanno questo genere di lavori avranno tantissime chiamate per i prossimi giorni.
Speriamo che la pioggia dia tregua e permetta alla protezione civile di organizzarsi al meglio.
Incrociamo le dita, speriamo bene, per l’infiltrazione pazienza, la sistemerò, l’importante è che torni il sole.
Tante riunioni spesso possono essere sostituite da una mail scritta quasi decentemente! ;-)
@AndreaCabassi: hai perfettamente ragione, può bastare una mail ben scritta a volte per evitare tante riunioni. Certo c’è da dire che spesso si abusa anche delle mail...
Vero, ma sono meno fastidiose :D
Dal 2004 lavoro in proprio e se c'è una cosa che proprio non rimpiango sono le riunioni. Già prima di quella data nella mia casa editrice si facevano molte riunioni mensili cui dovevamo partecipare tutti insieme appassionatamente, quindi quando parlavamo noi editoriali si annoiavano quelli del tecnico, e quando parlavano quelli del tecnico sbadigliavamo noi dell'editoriale, e via discorrendo.
Come esterna ho dovuto partecipare a parecchie riunioni per organizzare il lavoro, che sono utilissime, ma con altre ho abbozzato gentilmente. Lavorare come consulente ha i suoi punti di forza! So di molte colleghe interne che trascorrono praticamente tutto il giorno passando da una riunione all'altra di Teams... mentre la montagna del lavoro aumenta a dismisura.
@Cristina: ci sono riunioni utili e questo è innegabile, ma infatti di quelle utili nessuno, in fondo, si lamenta perché servono a organizzare o chiarire un lavoro. Poi ci sono quelle a cui si è costretti a partecipare ma non sono di nessuna utilità anzi fanno solo perdere tempo, mentre il lavoro concreto da mandare avanti si accumula sulla scrivania e nella propria testa con un accumulo di stress correlato...
Io non potrei dire nulla, visto che non lavorando non mi sottopongo a questo "male" che è la riunionite, però posso solo osservare dall'esterno il fenomeno e dire che è diventato tutto davvero eccessivo e mi basta vedere cosa accade nella scuola, dove il normale orario di lavoro è prolungato dalla necessità continua di incontri, riunioni, collegi, per darmi (e darti) ragione.
P.S. Tenete duro da quelle parti, quello che sta accadendo è pazzesco! :(
@Marina: mi sa che vogliamo assomigliare troppo agli americani, troppe riunioni per qualsiasi cosa, anche la scuola ha subito un’involuzione in fatto di riunioni, ho un’amica che lavora nella scuola che è sull’orlo di una crisi di nervi...
Purtroppo questa alluvione é un vero disastro, un’intera regione in ginocchio, io per fortuna non ho avuti danni (sono all’ultimo piano, ma tutto ok anche ai piani bassi) molti miei amici di Bologna hanno avuto come minimo il garage allagato...in Romagna invece un’ecatombe
Non ho questa esperienza perché non ho mai svolto lavori in ufficio. Però mentre leggevo il tuo articolo mi sono stupita di quante ore si perdono in riunioni quando si potrebbe lavorare. E vedo che tu sei costretta a portarti il lavoro a casa. Non mi sento di giudicare perché non ho esperienza, però mi sembra davvero assurda come cosa, a maggior ragione se si tratta di riunioni inutili.
@Caterina: purtroppo è così, se qualcuno ci ha scritto un articolo e ci ha fatto degli studi e delle statistiche, vuol dire anche che è un fenomeno diffuso, speriamo che il trend cambi direzione e si torni a dinamiche più normali.
Cara Giulia, mi trovi del tutto d'accordo. Nel mio ambito ci sono le "riunioni dipartimentali", poi i consigli di classe, scrutini e collegi docenti. Di queste riunioni un buon terzo risulta una ridondanza, perché è come se ci fosse un obbligo di vedersi per parlare a volte... di fuffa. Ci sono mie colleghe che adorano riunirsi, lo farebbero tutte le settimane. Ma mi rendo conto sempre di più che si tratta di persone che non hanno una vita vera al di fuori del lavoro. Sto leggendo un saggio illuminante a riguardo, te lo consiglio: Maura Gancitano e Andrea Colamedici "Ma chi me lo fa fare?". Davvero una rivelazione. Leggilo e capirai quanto siamo stritolati in ingranaggi di cui neppure ci accorgiamo e come siamo parte di un sistema.
@Luz: grazie del consiglio letterario Luz, prendo nota del titolo magari lo leggerò più avanti. È vero ci sono anche persone a cui le riunioni fanno piacere, c’è gente a cui piace chiacchierare senza costrutto, anche da me ci sono alcuni che sono lì a discutere e sono sempre quelli che non fanno poi mai il lavoro concreto. Facciamo parte di un sistema perverso purtroppo.
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