L'altro giorno leggevo un articolo sulle App che possono semplificarti la vita, ossia dei coach virtuali che ti guidano nella tua giornata. Per esempio una di queste app si chiama Abitudine facile (che bello una app in italiano!) e funziona nel seguente modo: tu scrivi i tuoi impegni e lei ti invia degli alert per ricordarti di farlo.
Vabbè mi sono detta, ma è possibile che abbiamo bisogno di una app per poter ricordare i nostri impegni quotidiani? Forse i disorganizzati cronici sì, ma forse anche i super organizzati, chissà.
Ma prima che ci fossero le App come facevamo?
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| cosa mi aspetta questa settimana? |
Io ho un metodo molto antico: la lista scritta a mano sulla carta. Di solito scrivo le scadenze principali del lavoro e personali su un'agenda planning settimanale, ne ho una in ufficio e una a casa.
Ho bisogno di avere sotto gli occhi tutta la settimana, scrivo gli impegni più pressanti, ma in mezzo si infilano tantissime altre incombenze, soprattutto al lavoro.
Quando scrivo le scadenze sull'agenda elettronica di outlook mi dimentico di guardarci, anche perché mi arrivano le notifiche mentre sto correndo per finire un lavoro e mi tocca eliminarle per non essere distratta, così ai disturbatori in carne e ossa si aggiungono le notifiche disturbanti del computer.
Invece la mia lista di carta mi da grandi soddisfazioni, soprattutto quando metto la spunta sopra e ci scrivo "fatto", che è un po' quello che occorre fare con la App.
Sono antica o vecchia, sì lo ammetto, ma il mio metodo funziona, perché la mattina quando butto l'occhio sull'agenda mentre accendo il pc mi ricordo subito quello che mi aspetta nella giornata, molto più delle notifiche che mi trasmettono ansia. E poi per svolgere bene un compito è necessario farlo con concentrazione e il mio metodo è: "una cosa alla volta", perché se fai più cose contemporaneamente finisci per non fare bene nessuna delle cose che hai impostato.
E poi occorre darsi dei tempi, io me li do a seconda della complessità, un'ora, due o tre o più...
Un mio giovane collaboratore molto supponente non usa mai la carta (lo so gli alberi ringraziano) lui segna tutto online, però mi è toccato più volte ricordargli delle questioni perché lui le aveva diligentemente scritte sul blocco notes di outlook, ma la notifica gli era sfuggita.
Ovvio che, tra notifiche del proprio cellulare, quelle del pc e quelle umane, sia normale perdersi dei pezzi per strada.
Io stessa ho provato a scrivere solo sull'agenda elettronica, ma mi accorgo che quello che metto nella mia lista di carta va avanti più facilmente, insomma l'elettronica la uso, ma il pezzo di carta resta.
È un po' quello che è successo per la posta, una volta tutto si spediva in cartaceo, per esempio dovevi presentare un'istanza presso un ente, predisponevi la pratica sul computer, la stampavi, la controllavi, eventualmente la correggevi e poi la spedivi per raccomandata.
Poi aspettavi la risposta, esisteva quel lasso di tempo di attesa in cui potevi dedicarti ad altri lavori.
Oggi scrivi la pratica sul pc, la invii al tuo capo per un riscontro, nel frattempo stampi la mail, il capo ti risponde sempre via mail, magari con delle annotazioni, tu stampi la mail per tener dietro alle annotazioni, correggi la pratica, invii nuovamente il tutto e ristampi, se tutto va bene hai già un discreto malloppo di carta laddove prima avevi un paio di fogli.
Infine la stesura finale la mandi al capo su carta che la firma e tu la invii via pec con la firma digitale (e stampi anche quella). L'uso delle mail non ha eliminato la carta, anzi l'ha moltiplicata, sì certo qualche mail evito di stamparla, ma comunque la carta continua a essere utilizzata e forse sprecata.
E poi c'erano i tempi più dilatati...quanto li rimpiango, tu inviavi la pratica e poi aspettavi la risposta, avevi il tempo di fare altri lavori e nel frattempo anche di "respirare", adesso la risposta ti arriva subito via mail, oppure peggio, ti arriva via mail una richiesta di integrazione e tu subito corri per farla, e il secondo lavoro che dovevi fare viene rimandato e poi viene rimandato anche il terzo, il quarto ecc ecc
E l'ansia da casella di posta piena? Quando mi assento per due o tre ore dall'ufficio (perché sono stata in riunione) apro la posta elettronica e mi trovo 100 mail non lette! Oddio che ansia, ma possibile che in due ore di distanza dall'ufficio mi abbiano scritto 100 persone, ma chi sono? No, ovvio, ci sono le mail di promemoria, qualche spam e quello che ti ha cercato per telefono e siccome non ti ha trovato ti ha scritto.
Quando torno da una settimana di ferie passo il primo giorno a leggere tutte le mail, vi lavoro intorno alle 4 o 5 ore perché alle mail importanti devi rispondere, la maggior parte contiene allegati che devi scaricare e leggere.
Ora però vorrei chiarire un punto, non è che io sia una reazionaria, apprezzo moltissime le agevolazioni portate dal progresso tecnologico, scrivere una lettera con il computer è molto meglio che scriverla a macchina; inviare una mail o una PEC è molto più veloce della vecchia raccomandata postale di carta; l'agenda condivisa online può essere molto utile quando si lavora in gruppo.
Ho solo l'impressione che il progresso ci abbia portato anche molti eccessi e, per questo, una notevole dose di ansia quotidiana e, allora, mi chiedo, ma non si stava meglio quando si stava peggio?
E voi cosa ne pensate?
20 commenti:
Sono con te. Mi pare che certe app ci trattino come se fossimo idioti e la comunicazione via mail ha esasperato il lavoro in ufficio per molti di noi.
Urca 100 mail ammucchiate in poco tempo è un incubo con tanto di desiderio di cliccare cancella senza leggere per emergere. Più che altro inumano.
Sono andata da poco a un incontro sulla sicurezza digitale per aiutare i ragazzi a usarla con diligenza in qualità di genitore e sposo in pieno la frase: la tecnologia e internet sono strumenti né buoni né cattivi la differenza la fa solo l'utilizzo corretto o l'abuso.
Credo che in molti se ne abusi, vedi anche l'invio compulsivo di messaggi o la necessita di essere sommersi dalle notifiche In più questo essere multitasking ci rende irritabili e ci distrae con un calo notevole dell'attenzione. Quoto il tuo usare la carta, sono antica anche io, e fare una cosa alla volta, altrimenti rischio di mandare più cose a monte tutte insieme!
Certe App possono anche servire, ma possono avere anche l'effetto di togliere altro tempo alla nostra fitta giornata. Le mail poi comincio a considerarle una maledizione...
Essere multitasking è un'illusione, nessuno riesce a fare bene più cose contemporaneamente, si finisce per disperdere le energie su più fronti senza raggiungere un solo obiettivo, oppure fare due cose entrambe male che, di solito, ti tornano indietro con effetti deleteri, perché ti tocca rimetterci mano. Alcuni miei colleghi sono stressati dalle mail non lette (anch'io veramente, ma io ci sto dietro giorno per giorno, cosa che spesso loro non fanno) avere troppe mail rischia di farti perdere quella importante alla quale devi rispondere, in mezzo ce ne sono tante che non servono (per esempio ricevo almeno 6/7 mail al giorno di corsi di aggiornamento costosissimi a cui potrei partecipare, io le cancello tutte, non ho tempo di partecipare ai corsi, l'ho fatto l'anno scorso una volta e mi è bastato, è uno stress anche partecipare ai corsi se non hai qualcuno in ufficio che ti manda avanti il tuo lavoro ordinario che poi ti ritrovi tutto lì) La tecnologia serve ma cerco di prendere da essa solo quello che mi è davvero utile, almeno ci provo.
Io cerco di "stare a metà", uso sia il cartaceo che le app a seconda dei casi (l'app con lo squillo telefonico che mi rammenta le cose da fare è oggettivamente utile :-)
Riguardo la domanda che poni, penso che sia il cambiamento in se stesso a generare qualche ansia a noi che avevamo abitudini "da XX secolo". Io, per dire, ho già l'ansia per l'obbligo della fatturazione elettronica dall'anno prossimo, ma per i neodiplomati che inizieranno a lavorare nel settore amministrativo nei prossimi mesi sarà solo "prassi normale", non una novità...
Io ooooooodio le app! (con la voce di Puffo Brontolone)
Sul serio, ci sono app buone e ci sono app cattive, così come ci sono persone buone e persone cattive. Il peggio è quando le persone cattive usano le app cattive. :D
Vuoi sapere come lavoro io?
Prima di tutto c'è il mantra che arriva prima di mandare affxxxulo tutto l'ufficio: "è solo lavoro, non sono io, non è la mia vita".
Questo mette tutto nella giusta prospettiva.
100 mail in sole due ore? Si leggono le urgenti, si lasciano da parte le non urgenti, si cancellano subito le cavolate. Poi bisogna imparare a "passare la palla" per guadagnare tempo: "ho bisogno di questo, questo e questo"; risposta "ok per questo e questo, ma quest'altro ti serve così o cosà?" (e tu guadagni tempo finché l'altro risponde, e se arriva la risposta calcola un buon delay di mezz'ora sempre, ogni tanto ai server di posta succede ;) ).
Reminder, qui dipende dal tuo lavoro. Io ho una cartellina (fisica, una cartellina colorata, e cambio colore) per progetto, dentro gli ultimi appunti e post-it con le urgenze (dato che lavoro ogni giorno o ogni mezza giornata su clienti diversi, arrivando anche a 8 clienti diversi giornalieri); poi ovviamente al pc ho anche le cartelline informatiche (dato che io "sviluppo" file di codice). Anch'io come te stampo le mail e le relazioni, ma da un lato solo, perché così diventano il mio blocco di carta da brutta.
Ogni giorno comincia con una pagina bianca del blocco dove segno subito il TO-DO della giornata, con le urgenze in cima. Non uso più i planner da scrivania, ho proprio bisogno della pagina bianca, anche per scarabocchiare-sfogare i nervi.
Il mio planner, unico, è la mia solita agenda Moleskine. Che se la uso da 15 anni un motivo ci sarà (e gli ultimi 3 anni mi tocca pure l'hacking: siccome non mi inseriscono più le "tabbed pages" alla fine, me le devo fare a mano io, aggiungendo dei fogli con colla a caldo...)
Con tutti i modelli che fanno la mia è da sempre la weekly horizontal (mi riferisco all'interno), proprio perché devo vedere tutta la settimana. I miei colleghi capi progetti invece si trovano bene con la Weekly notebook diary/planner, da una parte la settimana, stretta, dall'altra foglio a righe. Io non la sopporto! :P
Per anni ho usato l'agenda dentro il palmare (il vecchio Palm os, chi se lo ricorda?): era sempre scarico quando mi serviva. No, l'agenda io la voglio di carta. Tra l'altro Moleskine ha una grande tradizione di taccuini per scrittori, recuperata proprio da una piccola azienda italiana. ;)
Io la fattura elettronica la uso già da due anni, ed è incomprensibile, la stampiamo lo stesso perché chi deve autorizzare il pagamento ci mette il visto a mano, dopo averla interpretata. Io ormai ci ho fatto l'occhio ma non mi piace granché, però così è se vi pare diceva Pirandello...io uso molto i promemoria sul cellulare, ma solo per gli eventi personali.
Sei perfettamente organizzata a quanto vedo! Anch'io credo che ci siano App buone e cattive. Secondo me ogni strumento può essere buono a seconda dell'uso che se ne fa. Io ormai elimino di default certe mail, ma anche la semplice cancellazione porta via un po' di tempo. La maggior parte delle mail le salvo in cartelle suddivise per argomenti, per alcune non serve, cerco di stampare solo quelle indispensabili, ma restano tante lo stesso. L'agenda planning o moleskine o in altra forma ognuno può trovare quella che più si adatta alla sua inclinazione...;)
In che senso la fattura elettronica è incomprensibile?
Non vi stamperete e leggerete mica il file in formato XML?!
Non avete un software di gestione della fatturazione elettronica?
Io sono letteralmente un disastro in materia. Sarà la mia natura Gemelli a presentare un volto doppio un po' in tutti gli aspetti pratici della vita, ma se da una parte sono ordinatissima e organizzata, dall'altra sono caotica e irriducibile del disordine.
La scuola per esempio è diventata complicata, scadenze, riunioni dipartimentali, consigli di classe e collegi docenti. Più i corsi di recupero, appuntamenti per l'aggiornamento, laboratori di potenziamento. Bene, a volte perdo decisamente l'orientamento. Mi appunto tutto su un quaderno a righe di quelli grandi, a volte faccio uso di un foglio excel appositamente predisposto, poi conservo cose del tutto inutili e mi perdo quelle importanti. Un disastro!
Ogni inizio di anno scolastico mi riprometto di cambiare, ma...
No, non stampiamo il formato XML e il programma contabile gestisce perfettamente la fattura elettronica, ma dobbiamo stampare un prospetto che attesti un numero di registrazione legato alla PEC che non è per niente immediato da leggere...
Eh lo so anche la scuola è diventata piuttosto caotica, forse nel tuo caso basta una semplice agenda dove segnare giorno per giorno le varie scadenze, riunioni, consigli di classe ecc ecc. capisco però che non è facile districarsi tra le molteplici attività...chissà che nel tuo caso non sia utile proprio la App, tanto tentar non nuoce ;)
Tornare indietro non si può. Mi scoccia quando mi considerano disponibile h24. Capisco se un genitore responsabile di classe viene a sapere di un fatto grave e mi avvisa a tarda sera. Ma quando alle 23 mi arriva una mail di qualcuno che vuole "entro la fine della giornata" un documento... E poi dicono anche che i professori non lavorano.
Ecco, vedo che non sono l'unica prof in difficoltà!
Sei in buona compagnia ;-)
Mail e cellulari hanno reso il lavoro molto più invadente di un tempo, una volta se era passato l'orario di lavoro si rimandava al giorno dopo, oggi invece si ha la pretesa che qualcuno risponda anche oltre l'orario. Non è così che deve andare perché non si è pagati per essere disponibili 24 ore su 24! Ai medici la reperibilità viene pagata! Io quando lascio l'ufficio non mi collego più alla posta elettronica del lavoro fino al giorno dopo, una volta lo facevo ma così non staccavo ma...quando sono arrivata sull'orlo di una crisi di nervi ho smesso. Non è giusto essere sempre connessi...
Apprezzo molti aiuti tecnologici, ma mi tengo ostinatamente a distanza da quelli che non trovo così migliorativi. Uso l'agenda elettronica perché è molto comodo gestire le scadenze periodiche, ma ogni tanto stampo, perché se qualcosa andasse storto diventerei matta a ricostruire tutto. Di certo non mi piacciono gli ausili mirati a rendermi la vita "troppo" facile. Non ho intenzione di diventare un essere decerebrato in tempi brevi! Cosa sia "troppo", però, è del tutto soggettivo.
Sicuramente ognuno trova il suo metodo e l'ausilio elettronico che più fa al suo caso, comprese certe App. Credo che tutto stia nell'equilibrio tra le varie opportunità ma, sopratutto, nel gestire noi la nostra vita quotidiana, una app deve essere un aiuto e non una imposizione tirannica.
Arrivo in ritardo a commentare, ma arrivo... ! Già la parola "app" mi sta antipatica, mi fa proprio venire l'orticaria, e sullo smartphone tendo ad averne pochissime. Sto combattendo contro la mia banca, ad esempio, perché non voglio accedere con lo smartphone, ma farlo sempre dal pc di casa con la massima tranquillità. Invece usare la "app" sembra stia diventando un obbligo!
La questione delle mail è drammatica, anch'io che lavoro in proprio quando torno mi trovo la casella di posta inondata. Anche i colleghi in casa editrice passano i primi due giorni a rispondere alle mail.
Come te, uso la mia fantastica agenda settimanale di carta, dove segno tutto a matita. Che soddisfazione! ^_^
Noi siamo della stessa generazione da agenda di carta *_* che poi è l'unica cosa di carta che uso, per il resto mi sono abbastanza allineata all'età moderna, ci sono delle app piuttosto inutili, te ne rendi conto quando finisci con non usarle mai. Un giorno ho fatto pulizia e ne ho cancellate diverse, ma arrivava quel messaggio sibillino che ti diceva "sei proprio sicura di voler cancellare?" Un po' di ansia mi veniva, ma poi cancellavo lo stesso...
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