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| Le riunioni sono luoghi in cui idee morte emergono dalle loro tombe e mangiano il cervello dei vivi. Dave Barry |
Nel corso degli anni ho assistito sempre più a un’involuzione dell’organizzazione del lavoro, quello che io chiamo Incubo organizzativo, per qualche tempo ho anche pensato di essere io quella strana che si infastidiva per certe dinamiche, invece ho scoperto che non è così.
Una volta andavo in ufficio e riuscivo a lavorare concretamente sia pure con le normali interruzioni di telefonate e imprevisti vari, di solito quando avevo delle scadenze importanti (in realtà nel lavoro amministrativo é tutta una scadenza, ma c’erano le scadenze più impegnative) riservavo le prime ore del mattino (quando la mente è più fresca) alla pratica con la scadenza più ravvicinata e comunque più laboriosa. Ogni tanto era necessario partecipare a qualche riunione, poteva capitare un paio di volte al mese (della durata di mezza giornata) per gli argomenti contabili e di bilancio nel corso delle quali si veniva aggiornati sulle attività più importanti o sulle novità normative. A queste riunioni lunghe su argomenti specifici si aggiungevano quelle necessarie per l’ufficio per organizzare incombenze varie, si trattava di riunioni di breve durata, circa un paio di ore. Insomma la media era di una riunione a settimana, gli altri giorni si poteva lavorare in tranquillità, più o meno.
Negli ultimi anni le riunioni sono aumentate, c’è stata un’escalation insostenibile, ricordo che nel 2017 cambiai settore, non per mia scelta, ogni tanto in azienda decidono di riorganizzare dei servizi per le idee balzane del direttore di turno che vuol lasciare la sua impronta malefica. Nel nuovo settore facevamo riunioni in presenza dalla mattina alla sera, riunioni che si accavallano, finiva una riunione alle 12.30 che si allungava fino alle 13.15 ma poi c’era la riunione delle 13,30 e dovevo scegliere se andare in bagno o correre al bar a prendere un panino da mangiare con l’imbuto. Spesso prendevo al volo una merendina dal distributore automatico per riuscire a placare i morsi della fame. A causa di tutte queste riunioni il lavoro vero (quello non fatto di chiacchiere) lo svolgevo la mattina dalle 8 alle 9 e il pomeriggio se andava bene dopo le 17 fino alle 19-20. Tra il 2018 e il 2019 ingrassai circa sei chili, questo perché quando mangio in maniera disordinata e con l’accumulo di stress io purtroppo ingrasso, peraltro non riuscivo più ad andare in palestra. A un certo punto ho cominciato a portarmi il cibo da casa (così tra una riunione e l’altra potevo mangiare un pasto più sano).
Poi è arrivata la pandemia e vi giuro che per me è stato un sollievo, ne ho parlato anche in un post Qui , certo non senza problemi, perché il lavoro si è triplicato e ho dovuto organizzare tutte le attività telelavorabili, convertire moltissimi documenti in file pdf eliminando il cartaceo per renderlo accessibile ai colleghi, però almeno tutto questo aveva un senso e ora siamo riusciti a eliminare i documenti di carta quasi del tutto. Tuttavia dopo un primo momento in cui si era rinsaviti e si facevano riunioni on line di durata tutto sommato ragionevole si è tornati ad abusarne, perché purtroppo l’uomo quasi mai impara dai propri errori.
In un recente articolo scritto da Myriam Defilippi su Donna Moderna del 26 gennaio scorso ho letto quanto segue:
Gli studi confermano che il 37 per cento del tempo del lavoro é occupato da riunioni. Una ricerca di Microsoft rileva che l’utente medio di teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale da febbraio 2020. E il numero di riunione a livello mondiale è salito del 153%. Ovviamente la questione non si porrebbe se la levitazione del numero di ore in cui siamo incollati a una sedia si traducesse poi in migliori livelli di produttività. A crescere è invece il senso di frustrazione.
Di uno strumento come la Conference call, nato per rendere la comunicazione efficiente anche a distanza, si è fatto un uso inappropriato durante il covid e lo si è trasformato in mezzo inefficace e prolisso che ci fa perdere tempo.
Ci si ritrova, per troppo tempo, a fissare decine di volti miniaturizzati in altrettanti quadratini, in realtà questo per me è un vantaggio perché nel corso delle riunioni inutili, durante i loro bla bla bla riesco a lavorare, per esempio liquido delle fatture di fornitori che magari aspettano di essere pagati, oppure controllo delle mail, oppure semplicemente riordino dei documenti e sistemo l’agenda.
Secondo l’articolo manca una cultura della riunione, spesso si convocano perché si è in difficoltà a prendere delle decisioni e quindi con la riunione si cerca una sorta di responsabilità diffusa. Inoltre molti manager non hanno le competenze per condurre le riunioni, almeno la metà delle riunioni potrebbe essere abolita in quanto molte informazioni possono essere condivise con altri mezzi, come una mail o una telefonata, risparmiando tempo.
Riunioni inefficaci portano ad altre riunioni inefficaci, in un circolo vizioso continuo.
La durata ideale di una riunione dovrebbe essere di mezz’ora con un numero medio di sette persone, più aumentano i partecipanti più aumenta la dispersione. Occorre anche chiarire lo scopo della riunione al momento della convocazione, ma questo non viene sempre fatto creando confusione.
Questo incubo organizzativo viene definito nell’articolo riunionite ossia eccesso di riunioni per frequenza e durata, tra l’altro con la pandemia abbiamo avuto riunioniti da video call e ora si è passati alla riunionite ibrida, quella che io definisco la forma più subdola e che trovo insopportabile. Cerco di sottrarmi se posso, ma i nostalgici delle riunioni in presenza spesso si ostinano a convocarle, poi ci si ritrova in tre in presenza e altri cinque o sei collegati a distanza e io che, nelle mia mente, lancio maledizioni e anatemi all’ideatore della riunione ibrida.
A causa di questo aggravarsi di riunionite acuta alcune aziende più virtuose hanno cominciato a porre il veto alle riunioni con più di due persone dettando delle regole, come per esempio un giorno a settimana completamente libero da riunioni oppure un giorno solo in cui fissare quelle più affollate.
Chissà se ce la faremo a tornare a delle condizioni di lavoro più normali. Nell’azienda in cui lavoro non è successo, almeno per ora, poi chissà.
Quello che è grave è che tutta questa perdita di tempo in riunioni inutili (ovviamente alcune sono utilissime e fondamentali) toglie tempo al lavoro concreto, cioè quello che deve essere svolto per mandare avanti delle attività.
Facciamo un esempio concreto che prendo dal mio lavoro amministrativo, questo strano oggetto che nessuno capisce in cosa effettivamente consista: io curo la gestione di contratti di fornitura di beni e servizi per il mio settore, per esempio la manutenzione di un macchinario, il mio lavoro consiste nella verifica delle clausole del contratto, nelle corrispondenza alle norme giuridiche, nell’impostazione generale, oltre che nella redazione dell’atto e nel rapporto con il fornitore; impostare un contratto richiede tempo e attenzione, anche quando la controparte propone dei modelli standard è necessario controllare tutte le clausole per verificare che non ci siano norme capestro, perché una volta firmato il contratto bisogna poi adeguarsi a quello che c’è scritto e la responsabilità è mia; a questo si aggiunge la liquidazione delle fatture di pagamento connesso a quel determinato contratto, questo perché una volta redatto il contratto, il fornitore va pagato (ovvio no?)
Banalmente il controllo delle fatture e della corrispondenza alle clausole del contratto richiede ancora parecchio tempo, non avete idea di quanti fornitori sbaglino l’emissione della fattura elettronica, quando io devo liquidare una fattura faccio la verifica e se tutto va bene la mando in ragioneria per il pagamento con la mia firma elettronica di liquidazione allegando per quella fattura tutti i documenti necessari. Questa é la parte del mio lavoro forse più semplice, ma gestendo parecchi contratti il numero di fatture é piuttosto elevato.
Ora a causa delle riunioni inutili spesso sono costretta a liquidare delle fatture in scadenza nel mio tempo libero, a casa, quando finalmente nessuno mi disturba, questo perché nel contratto c’è un termine entro il quale la fattura deve essere pagata altrimenti scattano gli interessi di mora di cui io sono responsabile. Pur non facendo tutto da sola perché ho dei collaboratori contabili che mi preparano le fatture da pagare, il controllo finale sulla fattura devo farlo io, da completare con la mia firma elettronica di liquidazione, se il collaboratore lavora bene anche il mio lavoro procede spedito, ma non sempre é così...
Questo è un esempio e vi risparmio le cose più complicate che gestisco che, guarda caso, devo sempre fare a casa - fuori dal tempo delle riunioni - per poterle mandare avanti.
Tornando all’articolo sopra citato, secondo il 47% dei lavoratori le troppe riunioni sono la più grande perdita di tempo, io penso anche che sia la più grande maledizione del nostro tempo.
E voi che esperienza avete in fatto di riunioni, fate parte di quel 47 per cento oppure siete dei fautori delle riunioni a oltranza? In quest’ultimo caso vi prego di spiegarmi perché.
Fonti immagini: Pixabay
Fonti testi: donna moderna del 26/1/23
